el holgazán

A continuación se muestra un resumen de cómo podemos gestionar nuestro tiempo con GMail basándonos en el método Getting Things Done (GTD) de David Allen.

El objetivo es poder liberar a la mente del trabajo de organización, permitiéndonos la concentración en la realización de las tareas y disminuyendo nuestra saturación y dejadez.

El motivo de usar GMail es que es fácilmente accesible, fácilmente automatizable, cuenta con una búsqueda potente y es gratis. Aunque lo mismo podría hacerse con otros programas de correo u otros dispositivos.

Estos son los principios de funcionamiento:

Recolectar
Cada tarea que necesitemos seguir, recordar o realizar podemos enviarla a nuestra propia dirección de correo en GMail. Este envío puede realizarse desde el mismo GMail o desde otro medio que dispongamos en ese momento (una PDA, etc.).
Los correos que nos envían otras personas serán tratados también como tareas.
Así todas las tareas quedan pendientes de procesar en la bandeja de entrada.

Procesar y organizar
Las tareas se organizarán en GMail con "etiquetas" y con la marca de "destacado" (en forma de estrella), de la siguiente manera:

• Eiquetas de estado:
  
• "pospuesta" - A realizar en un tiempo.
  
• "en espera" - En espera de alguién o de que ocurra algo.
  
• "algún día" - A realizar algún día, ya que no es posible actualmente.
  

• Etiquetas de contexto: empezando siempre con admiración (!), para diferenciarlas de otras etiquetas.
  
• !casa
• !trabajo
• etc.
  

• Proyectos: si una tarea requiere varias acciones para llevarla a cabo, se crearán tantas tareas como acciones a realizar, clasificándolas con una de estas dos etiquetas para cada proyecto (con un asterisco (*) para diferenciarlas):
• *proyecto1:pendiente
• *proyecto1:realizado
  

• Acciones próximas: cada proyecto tiene múltiples acciones, pero sólo una es la acción a realizar próximamente. Esa tarea se marcará como "destacada" (símbolo de estrella amarilla).
  

Con esta organización, cada tarea que aparezca en la bandeja de entrada la procesaremos con las etiquetas correspondientes.
Si la tarea se puede realizar en menos de 2 minutos es mejor realizarla directamente, en vez de procesarla.
Finalmente, la bandeja de entrada debe quedar totalmente procesada, es decir, con las tareas etiquetadas y marcadas.

Revisar y hacer
La revisión debe llevarse a cabo periódicamente:

• Las tareas a realizar próximamente, marcadas como "destacadas" (símbolo de estrella).
• Las tareas pendientes de cada proyecto, mediante la etiqueta correspodiente (*proyecto1:pendiente).
• Las listas de tareas pospuestas, en espera o a realizar algún día.
• Se puede filtrar por un contexto concreto.
  

Cuando una tarea se realiza, se añaden y eliminan las etiquetas que correspondan y se cambia la marca de "tarea a realizar próximamente".

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Vía Getting Things Done with Gmail.
Ver también Organízate con eficacia y GTD en el móvil de navegapolis.com.

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17/09/2007:
En este artículo de la web de David Allen se presentan algunas facilidades:

• Se crea un contacto para cada etiqueta que tengamos, en la forma: tucorreo+etiqueta@gmail.com, de manera que puedan enviarse correos a esas direcciones, que realmente son una ampliación de tu dirección real: tucorreo@gmail.com. Es decir, todos los correos que se envíen a estas direcciones los recibirás en tu cuenta sin tener que hacer nada más.
  
• Se crea un filtro para cada una de estos contactos, de forma que cada correo recibido se archive (no aparecerá en la bandeja de entrada) y etiquete automáticamente.

Así se automatiza parte del proceso.

(Gracias, Jeroen Sangers).